In het voorjaar van 2018 is de Europese privacyrichtlijn van kracht is geworden. Ook de Historische Vereniging Haerlem, waaronder hierna mede begrepen de aan de vereniging gelieerde en daarvan onderdeel uitmakende Stichting Geveltekens Vereniging Haerlem, is gehouden aan deze wetgeving. In dit artikel leest u wat de vereniging doet met uw persoonsgegevens en welke maatregelen het bestuur heeft getroffen om aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) te voldoen.

Gebruik van uw gegevens
Om onze vereniging te kunnen besturen, gebruiken wij bepaalde gegevens van u. Dit zijn persoonlijke gegevens, bijvoorbeeld uw adres en bankrekeningnummer. Deze gegevens verzamelen, gebruiken en bewaren (in één woord: verwerken) we.

Van wie verwerken wij gegevens?
Wij verwerken gegevens van de leden van de vereniging. Deze gegevens krijgen we van u bij uw aanmelding als lid. Ook verwerken we gegevens die u ons geeft als u contact met ons heeft, bijvoorbeeld wanneer u een evenement van ons bezoekt.

Welke gegevens verwerken wij van u?
Wij verwerken de volgende gegevens: uw naam, adres en woonplaats, geslacht, type lidmaatschap, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres.

Met welk doel verwerken wij uw gegevens?
Wij verwerken uw gegevens om de vereniging goed te kunnen besturen en de leden- en financiële administratie van de vereniging uit te voeren. Denk daarbij aan het geven van informatie over verenigingszaken, verenigingsactiviteiten, organiseren van evenementen en het innen van de contributie.

Wilt u weten welke van uw gegevens wij verwerken?
U hebt het recht om de vereniging te vragen inzage in uw persoonsgegevens te geven (tenzij de vereniging op grond van de AVG niet verplicht is om de inzage te geven) en om uw gegevens te laten aanvullen, verwijderen of af te schermen. Ziet u dat de gegevens niet juist zijn of ontbreekt er informatie? Laat het ons weten, dan passen we de gegevens aan. U moet zich bij zo’n verzoek wel identificeren.

Wilt u niet dat wij uw gegevens gebruiken?
U kunt ons vragen om uw gegevens niet meer te gebruiken indien u onze digitale Haerlem Nieuws niet (meer) wilt ontvangen. Meld u af via het Haerlem Nieuws (onderaan), dan zorgen we daarvoor. We hebben uw gegevens natuurlijk wel nodig om u te informeren over verenigingsactiviteiten zoals de algemene ledenvergadering of het innen van de contributie.

Aan wie worden uw gegevens verstrekt?
De vereniging heeft contacten met externe partijen. Een aantal partijen krijgt uw gegevens.

Wij verstrekken uw gegevens aan de drukker van het Haerlem Jaarboek voor het versturen van het blad.

Met deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten.

Diensten worden afgenomen bij Google en een hosting partij (t.b.v. onze Haerlem website). Deze partijen hebben standaard privacy verklaringen.

Hoelang bewaren wij uw gegevens?
Wij verzamelen uw gegevens met het doel de vereniging te besturen. We bewaren uw gegevens zolang we ze nodig hebben voor dit doel. Als wij uw gegevens niet meer nodig hebben, verwijderen wij de gegevens. Langer bewaren van de gegevens mag alleen als de persoonsgegevens noodzakelijk zijn om aan een wettelijke bewaarplicht te voldoen.

Wat zijn cookies en wat doen wij er mee?
Cookies zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt, zij onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Een cookie is een klein hulpbestand dat bij een eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. Wij kunnen hiermee onze website beter laten werken.
Wij gebruiken alleen technische en functionele cookies. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en voor uw gebruiksgemak. Voor het gebruik van deze cookies is geen toestemming vereist. U kunt zich echter wel afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat.
Daarnaast kunt u ook alle (cookie-)informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van de browser verwijderen. Verwijdering kan echter het gebruik van sommige functionaliteiten op de website vertragen of onmogelijk maken.

Links naar andere websites
Op onze website staan (als service) een aantal links naar websites of e-mailadressen van organisaties. Als u daarop klikt, wordt de website van die andere organisatie geopend. Zodra u op de website van een van die organisaties bent, is het privacybeleid van die organisatie van toepassing.

Beveiliging
Uw gegevens worden door ons goed beveiligd tegen verlies, diefstal of ander onrechtmatig gebruik. Wij hebben de nodige maatregelen getroffen om te voorkomen dat uw persoonsgegevens verloren raken, gestolen worden of door derden buiten de vereniging worden bekeken. Wij verwerken geen persoonsgegevens die wij niet nodig hebben. Wij hebben beleid en processen ontwikkeld om uw gegevens alleen te gebruiken en te bewaren voor zover dat nodig is.

Privacybeleid HVH versie 0.2